3 mosse per archiviare i documenti in ufficio
30-10-2017 15:31 - Blog della Lema
Accessori indispensabili per organizzare la documentazione in ufficio sono: armadietto portadocumenti, cartelline sospese, raccoglitori o faldoni, cartelline (carta o plastica), etichette, pennarelli, spillatrice e graffette. Ordinare i documenti cartacei in ufficio, ma anche a casa, può sembrare un lavoro impegnativo e rimandando sempre si rischia di trovarsi la scrivania piena di fogli e la disperazione quando si cerca un documento che nella confusione non si sa dove è finito! Pianificare in anticipo e decidere quale criterio di archiviazione usare può aiutare a organizzare i documenti nel modo migliore per il tuo tipo di attività, e aiutarti a trovare i documenti importanti più velocemente in futuro.
È capitato a tutti, almeno una volta, di cercare disperatamente un documento, una bolletta, un pagamento che senza ricevuta abbiamo rischiato di pagare di nuovo... La buona notizia è che, cercare di ridurre al minimo il numero delle volte che questo succede è possibile, con un po´ di pazienza iniziale e un minimo di criterio per evitare perdite di tempo future.
Proviamo ad organizzarci in questo modo: fai tre pile di documenti dove disporrai i documenti da PAGARE, ARCHIVIARE, BUTTARE.
Comincia a sfogliare tutti i fogli che hai sulla scrivania, a pinzare quelli tra loro che fanno parte dello stesso documento e dividili in base a cosa bisogna farne. Evita di creare un mucchietto di quelli da rivedere, cerca di sistemarli tutti nello stesso momento e cestina con determinazione quelli che non servono più, oppure prendi un distruggidocumenti e sbarazzati subito dei rifiuti cartacei.
Eliminati i documenti inutili restano quelli da pagare, è la parte più critica ma almeno puoi organizzare i pagamenti in base alle date, alle scadenze e puoi segnarli con un post-it e metterli in una cartellina da tenere sotto mano in modo che non ti sfugga più nulla! Una volta pagate, che siano bollette, fatture, cedole vanno archiviate negli schedari considerando che alcuni documenti vanno conservati per legge per un tempo specifico.
E´ arrivato il momento vero e proprio di archiviare. Procuriamoci degli schedari, ne esistono di diversi tipi, colore, altezza, numero di cassetti...Quanti devi acquistarne? Dipende da come vuoi classificare i tuoi documenti. Il metodo migliore è quello che ti risulta più immediato da consultare. È inutile fare troppe suddivisioni, meglio smistare i documenti in categorie, classi e sottoclassi.
Per esempio ad ogni schedario dovrebbe corrispondere una categoria, ad esempio banca, trasporti, fornitori...All´interno dello schedario andranno sistemati i divisori di cartoncino colorato che suddividono le categorie in classi: estratti conto, ricevute operazioni, pagamenti, bonifici...Per ogni sezione ci saranno delle buste trasparenti contenenti i documenti da sistemare anche in ordine cronologico e suddivise, perché no, in altre micro sezioni, per esempio per la carta di credito potete avere due buste una per i resoconti ed una per le comunicazioni.
Può risultare faticoso un lavoro così elaborato e dettagliato ma, nel momento in cui si cerca qualcosa, ma anche quando si deve archiviare un documento, non si ha sicuramente la difficoltà e la perdita di tempo per la sua classificazione e sistemazione. I giusti accessori all´interno di un ufficio risolvono sicuramente le questioni di tempo ed organizzazione e alla Lema abbiamo le giuste risorse per aiutarti nel lavoro. Acquista dal nostro shop on-line